Crear reglas de mensaje en webmail Rounducube

Las reglas de mensaje son el mecanismo que utiliza el correo para automatizar algunas acciones que queremos programar cuando llega un mensaje.

Las reglas de mensaje pueden ser útiles para muchas cosas, por ejemplo:

• Organizar automáticamente los emails con ciertos remitentes o asuntos, por ejemplo colocar en una misma carpeta todos los email que tengan un asunto relacionado con un extracto bancario o un remitente de nuestro banco.
• Filtrar o borrar correos irrelevantes: como aquellos destinatarios a los que no queremos prestarle atención, por ejemplo el spam. En nuestros servidores se marca con la palabra [SPAM] aquellos emails que creemos que lo son.
• Priorización de respuestas: destacar aquellos emails que consideramos importantes, por el asunto o por el remitente.

En realidad es un mecanismo que nos ayuda a organizar con más efectividad el correo electrónico.

Las reglas de mensajes se componen de dos partes:

• Regla: es el lugar donde configuramos la manera de identificar el email. Por ejemplo por el remitente o por el asunto o porque dentro del email hay una combinación de palabras concretas.
• Acción: una vez identificamos el correo, la acción es aquello que queremos hacer con él: moverlo a una carpeta concreta, marcarlo con alerta, borrarlo, responderlo…

Las reglas de mensaje se pueden configurar en cualquier aplicación de email de escritorio, como Outlook o Thunderbird, también se pueden configurar en Gmail y como vamos a tratar hoy se pueden configurar en RoundCube, que es el sistema de webmail que utilizamos nosotros.

Crear regla de correo en Roundcube:

1. Identifícate en tu webmail. Recuerda que podrás acceder a él poniendo la dirección de tu dominio y añadiendo /webmail al final. Si mi dominio es yellows.es mi url de acceso a webmail será http://yellows.es/webmail
2. En la barra lateral izquierda, pulsa en «Configuración», después en Filtros, accederemos a la pantalla de filtros donde aparecerá el listado de aquellos que tenemos configurados. Una vez dentro, pulsa en «Crear».
   
3. Para crear el filtro, rellenemos los siguientes campos:
   1. Nombre que queramos para nuestro filtro.
   2. Estado, debe estar marcado para que el filtro funcione.
   3. Reglas, por ejemplo nombre del remitente o palabra en el asunto. También se pueden crear combinaciones donde se cumpla alguna de las reglas o todas.
   4. Acción qué queremos que pase, por ejemplo «Mover mensaje a» y seleccionamos una carpeta que ya hayamos creado en «Configuración > Carpetas».

Regla de mensaje para borrar el spam

Como hemos comentado anteriormente, cuando recibimos un email y el servidor cree que es spam no lo borra, sino que lo marca como [SPAM] y luego es el usuario quien decide qué sucede con ese email. Pulsa aquí para ver un ejemplo.

Cada mensaje que se recibe el servidor es analizado y se le asigna una puntuación, si esta puntuación se encuentra entre 4 y 8, se le añade una etiqueta de [SPAM], si la puntuación obtenida es 8 o superior, el mensaje es descartado.

Si quieres aprender a configurar qué hacer con esos emails, sigue estos pasos, aunque tú podrás decidir otras acciones, en este caso movemos el spam a una carpetas concreta:

1. Nombre: Spam (por ejemplo)
2. Regla: Asunto > Contiene > [SPAM] (copiamos la palabra spam con sus corchetes)
3. Acción: Mover Mensaje > Carpeta Spam